Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

1. Geltungsbereich und anwendbares Recht

1.1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Leistungen und Verträge zwischen Alexandra Reißenweber (Prozesse & Automation) und Kund:innen – unabhängig davon, ob diese Verbraucher:innen oder Unternehmer:innen sind.

(2) Diese AGB sind verbindlich für alle Angebote, Projektaufträge und Verträge. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, sofern sie nicht ausdrücklich schriftlich oder in Textform akzeptiert worden sind.

(3) Bei Auftragsarbeiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten wird zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, sofern erforderlich.

1.2 Anwendbares Recht

(1) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland, soweit:

• der Kunde als Unternehmer agiert,
• der Kunde seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort in Deutschland hat, oder
• der Kunde sich in einem Land außerhalb der EU befindet.

(2) Für Verbraucher:innen aus EU-Mitgliedstaaten gilt deutsches Recht, wobei zwingend günstigere Verbrauchervorschriften des Heimatlandes unberührt bleiben.

(3) Für Schweizer Verbraucher:innen gilt ausschließlich materielles Schweizer Recht.

(4) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist der Sitz von Alexandra Reißenweber in Seßlach.

2. Leistungsgegenstand und Vertragsarten

2.1 Leistungen

Prozessoptimierung & Automation

• Audit und Analyse bestehender Prozesse und Workflows
• Aufbau und Strukturierung von Geschäftsprozessen
• Automation von wiederkehrenden Aufgaben (z.B. via Make.com, Zapier, PowerAutomate)
• Integration und Vernetzung von Business-Tools (CRM, E-Mail, Kalender, Projektmanagement, etc.)
• GoBD-konforme Belegablage und Dokumentenverwaltung
• Datenmigrationen und Systemumstellungen
• Aufbau von Workflow-Dokumentationen und Prozess-Handbüchern
• Schulungen und Übergabeprozesse

(2) Die genauen Leistungen, der Umfang und die Deliverables werden im Angebot, Projektplan oder Vertrag festgehalten. Auch Telefon- oder Video-Calls zur Abstimmung sind möglich und werden in Textform (E-Mail) bestätigt.

2.2 Details der Leistungserbringung

(1) Alexandra Reißenweber ist Gewerbetreibende (gewerbliche Tätigkeit, angemeldet beim Finanzamt und Gewerbebehörde). Es entsteht kein Arbeitsverhältnis.

(2) Die Leistungen werden aus dem Homeoffice erbracht. Der Kunde wird nicht in die betrieblichen Abläufe integriert; Alexandra Reißenweber arbeitet weisungsfrei und nach eigenem fachlichen Ermessen.

(3) Alexandra Reißenweber behält sich das Recht vor, zur Leistungserbringung Subunternehmer zu beauftragen, ohne gesonderte Zustimmung des Kunden.

(4) Kommunikation erfolgt primär über E-Mail, Telefon, Videokonferenz oder messagerbasierte Systeme. Antwortzeiten sind in der Vereinbarung festgehalten, in Standardfällen 2-3 Werktage.

3. Preise, Zahlungsbedingungen und Fälligkeiten

3.1 Preisgestaltung

(1) Umsatzsteuer: Alexandra Reißenweber unterliegt der Regelbesteuerung gemäß § 1 Abs. 1 UStG. Alle Rechnungen enthalten die geltende Umsatzsteuer (aktuell 19%), sofern die Leistung steuerpflichtig ist.

(2) Die Umsatzsteuer wird auf allen Rechnungen separat ausgewiesen.

(2) Für Projekte gelten folgende Abrechnungsmodelle:

• Stundenhonorar: Nach Angebot; monatliche Abrechnung der tatsächlich erbrachten Stunden.
• Pauschalhonorar: Festbetrag für definierte Leistung/Projekt (siehe Angebot).
• Retainer-Modell: Monatliches Fixhonorar für vereinbarte monatliche Kapazität (z.B. 10 Stunden/Monat).

(3) Die Preise gelten zum Zeitpunkt der Buchung und sind in der Angebotsbeschreibung aufgeführt. Preisänderungen werden dem Kunden mindestens 4 Wochen vor Gültigkeitsbeginn mitgeteilt.

3.2 Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

(1) Rechnungen werden als PDF per E-Mail versendet.

(2) Zahlungsziel: 7 Tage ab Rechnungszugang, sofern nicht anders vereinbart.

(3) Zahlungsart: Banküberweisung. Kontodaten sind auf der Rechnung aufgeführt.

(4) Eine Übersicht der erbrachten Leistungen wird der Rechnung beigefügt (bei Stundenhonorar: Detaillierung der Tätigkeit und Stunden; bei Pauschale: Meilensteine/Deliverables).

3.3 Zahlungsverzug und Säumnisfolgen

(1) Bei Zahlungsverzug entstehen gesetzliche Verzugszinsen und ggf. Mahngebühren (nach BGB).

(2) Im Falle erheblichen Verzugs (>30 Tage) behält sich Alexandra Reißenweber das Recht vor:

• Leistungen auszusetzen oder einzustellen,
• einen Inkassodienst zu beauftragen,
• Ansprüche auf Schadensersatz geltend zu machen.

(3) Ein Zurückbehaltungsrecht oder eine Aufrechnung ist nur bei unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig.

4. Zustandekommen des Vertrags und Angebot

4.1 Angebot und Gültigkeit

(1) Angebote von Alexandra Reißenweber sind unverbindlich und bleiben 14 Tage gültig, sofern nicht anders angegeben.

(2) Der Vertrag kommt durch schriftliche Annahme des Angebots (per E-Mail) oder durch Bestätigungsmail nach Buchung zustande.

4.2 Erstgespräch

(1) Ein unverbindliches Erstgespräch (30 Minuten) ist kostenfrei und telefonisch oder per Video möglich.

(2) Das Erstgespräch dient dazu, die Anforderungen und das Automationspotenzial des Kunden zu verstehen. Es ist nicht Bestandteil der bezahlten Leistung.

(3) Nach dem Gespräch erhält der Kunde ein maßgeschneidertes Angebot per E-Mail.

5. Widerrufsrecht für Verbraucher:innen

5.1 Widerrufsrecht und Ausnahmen

(1) Verbraucher:innen haben ein Widerrufsrecht von 14 Tagen ab Vertragsabschluss.

(2) Das Widerrufsrecht entfällt, wenn:

• die Kundin ausdrücklich verlangt, dass die Leistung vor Ablauf der Widerrufsfrist beginnt, und
• die Leistung vollständig oder teilweise bereits erbracht wurde.

(3) Für digitale Inhalte und Automationsprojekte: Wird mit dem Aufbau des Systems oder der Automation begonnen und ist dies nicht auf einem körperlichen Datenträger gespeichert, erlischt das Widerrufsrecht mit Beginn der Leistungserbringung, wenn die Kundin ausdrücklich zugestimmt hat.

6. Vertragslaufzeit und Kündigung

6.1 Laufzeit und Kündigung für Projektverträge

(1) Projektverträge haben einen definierten Anfang und Ende, die im Projektplan festgehalten sind. Danach endet der Vertrag automatisch.

(2) Während eines laufenden Projekts kann der Vertrag mit 2 Wochen Frist in Textform gekündigt werden. Der Kunde trägt die Kosten für bereits erbrachte Leistungen.

6.2 Laufzeit und Kündigung für Retainer-/Daueraufträge

(1) Retainer-Verträge (monatliche oder quartalsweise Vereinbarungen) sind unbefristet.

(2) Kündigungsfrist: 4 Wochen zum Ende eines Kalendermonats, jederzeit möglich, in Textform (E-Mail).

7. Mitwirkungspflicht des Kunden

7.1 Allgemeine Mitwirkungspflicht

(1) Der Kunde verpflichtet sich, alle notwendigen Mitwirkungen rechtzeitig, vollständig und unentgeltlich zu erbringen. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg des Projekts.

(2) Mitwirkungen umfassen insbesondere:

• Bereitstellung aller erforderlichen Informationen, Logins und Zugänge
• Zeitnahe Freigabe von Inhalten, Dokumenten und Genehmigungen
• Verfügbarkeit für Abstimmungsgespräche (mindestens 2x pro Woche bei aktiven Projekten)
• Bereitstellung von Kundendaten, Textmaterial, Bildern, Medien
• Korrekte und vollständige Angaben zu Geschäftsprozessen und Anforderungen

8. Leistungen, Formate und Übergabe

8.1 Lieferformate

(1) Projektdateien und Dokumentationen werden in folgenden Formaten bereitgestellt:

• Dokumentation & Handbücher: PDF, Word, Google Docs oder Markdown
• Datenstrukturen: Excel, CSV, Google Sheets
• Konfigurationen & Workflows: Make.com Blueprints, Screenshots, Video-Tutorials
• Medien: JPG, PNG, SVG, WebP

8.2 Abnahme und Mängelhaftung

(1) Nach Fertigstellung eines Meilensteins oder der Gesamtleistung hat der Kunde 7 Arbeitstage Zeit zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.

(2) Erfolgt keine Rückmeldung innerhalb von 7 Tagen, gilt die Leistung als abgenommen.

(3) Nach Abnahme sind Nachbesserungen grundsätzlich gebührenpflichtig, sofern sie außerhalb des ursprünglichen Umfangs liegen.

8.3 Dokumentation und Übergabe

(1) Bei Projektabschluss erhält der Kunde eine Prozess-Dokumentation in Form von:

• Prozess-Handbuch oder Video-Tutorials (Wahl des Kunden)
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur eigenständigen Verwaltung
• Zugangsdaten und Konfigurationsübersichten

(2) Support während der Übergabephase (bis 2 Wochen nach Projektende) ist im Angebot enthalten.

(3) Nach der Übergabe endet die Projektbindung. Keine monatlichen Folgekosten oder Abhängigkeiten entstehen.

9. Nutzungsrechte und Dateneigentum

9.1 Nutzungsrechte an erstellten Arbeiten

(1) Mit Abnahme und vollständiger Bezahlung erhält der Kunde ein ausschließliches, unbegrenztes Nutzungsrecht an:

• Erstellten Dokumentationen, Prozess-Handbüchern und Konfigurationen
• Aufgebauten Automationen und Workflows (die der Kunde selbstständig verwenden kann)
• Angepassten Vorlagen und Skripten

(2) Das Nutzungsrecht gilt für kommerzielle und nichtkommerzielle Nutzung, auch in zukünftig unbekannten Nutzungsarten.

(3) Einschränkung – Schutz des geistigen Eigentums von Alexandra Reißenweber:

• Der Kunde darf die erstellten Blueprints, Workflows, Automationskonfigurationen und Prozessbausteine NICHT an Dritte weitergeben, veräußern, verkaufen oder lizenzieren, auch nicht in abgewandelter Form.
• Der Kunde darf die erstellten Arbeiten nicht als Vorlagen oder Basis für kommerzielle Angebote an andere Kunden nutzen.
• Eine Weitergabe an interne Mitarbeiter oder Subunternehmer zur Wartung und Nutzung ist zulässig, solange diese an Geheimhaltung gebunden sind.

(4) Alexandra Reißenweber behält sich ein Recht vor:

• Die Arbeiten als anonymisierte Fallstudie oder Referenzbeispiel zu nutzen (z.B. in Portfolio, Case Studies), sofern nicht ausdrücklich untersagt
• Allgemeine Prozessbausteine und wiederverwendbare Vorlagen (die nicht kundenspezifisch angepasst wurden) für andere Kundenprojekte als Basis zu verwenden
• Das Know-how und die entwickelten Methoden generisch für andere Kunden einzusetzen (nicht die kundenspezifische Lösung selbst)

10. Datenschutz, Vertraulichkeit und Sicherheit

10.1 Datenschutz und DSGVO

(1) Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (z.B. Kundendaten, Kontaktlisten) wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, sofern erforderlich.

(2) Alexandra Reißenweber verpflichtet sich:

• Daten nur im Rahmen des Auftrags zu verarbeiten
• Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen
• Daten nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben
• Die Datensicherheit während des Projekts und darüber hinaus zu gewährleisten

10.2 Gegenseitige Verschwiegenheit und Geschäftsgeheimnisse

(1) Beide Parteien verpflichten sich zu strikter Vertraulichkeit gegenüber:

• Geschäftsdaten, Finanzinformationen, Strategien und Planungen
• Kundenlisten, Prozessdetails und Systemkonfigurationen
• Know-how und Geschäftsgeheimnissen (jeweils der anderen Partei)

(2) Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt zeitlich unbegrenzt auch nach Beendigung der Zusammenarbeit.

11. Haftungsregelungen

11.1 Umfang der Haftung

(1) Alexandra Reißenweber haftet für:

• Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit in vollem Umfang
• Fahrlässigkeit bei Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Leistungserbringung erst ermöglicht (z.B. Konfigurationen), jedoch nur für vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden
• Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit (ohne Haftungsbeschränkung)

(2) Alexandra Reißenweber haftet nicht für:

• Leichte Fahrlässigkeit bei anderen Pflichten
• Datenverluste, die durch den Kunden oder Dritte verursacht wurden
• Mangelnde Mitwirkung des Kunden
• Fehler in bereitgestellten Kundendaten
• Fehler in Folgeprozessen, die der Kunde eigenständig durchführt, nachdem die Übergabe erfolgt ist

11.2 Besondere Haftungsausschlüsse

(1) Alexandra Reißenweber haftet nicht für einen bestimmten Geschäftserfolg oder bestimmte Ergebnisse (z.B. Umsatzsteigerung, Zeiteinsparung in genau X Stunden).

(2) Alexandra Reißenweber haftet nicht für externe Tools und Dienstleister:

• Ausfälle von Make.com, Zapier, PowerAutomate oder anderen Drittanbieter-Tools
• Änderungen der API oder Funktionen durch Drittanbieter
• Datenschutzverletzungen durch Drittanbieter-Systeme

11.3 Haftungsobergrenzen

(1) Die Haftung von Alexandra Reißenweber ist auf die Höhe des Gesamthonorars des Projekts begrenzt, sofern es sich nicht um Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit oder Körperschäden handelt.

(2) Bei Retainer-Verträgen ist die Haftung auf das monatliche Retainer-Honorar begrenzt.

12. Höhere Gewalt

12.1 Definition und Anwendung

(1) Höhere Gewalt liegt vor, wenn ein von außen kommendes, keinen betrieblichen Zusammenhang aufweisendes Ereignis eintritt, das auch durch äußerste Sorgfalt nicht abwendbar ist. Hierzu gehören:

• Naturkatastrophen (Überschwemmungen, Erdbeben, Sturm, Feuer)
• Politische Ereignisse (Kriege, Bürgerkriege, Unruhen)
• Epidemien, Pandemien, Quarantäne-Anordnungen durch Behörden
• Systemausfälle bei kritischen Infrastrukturen

12.2 Folgen und Lösungsweg

(1) Im Falle höherer Gewalt werden Leistungen vorübergehend ausgesetzt für die Dauer der Behinderung.

(2) Nach Beendigung der höheren Gewalt wird der Vertrag unverzüglich wieder aufgenommen.

(3) Dauert das Ereignis länger als 12 Monate, ist jede Partei berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von 3 Wochen zum Monatsende in Textform zu kündigen.

13. Änderung dieser AGB

13.1 Änderungsrecht

(1) Diese AGB können geändert werden, wenn ein sachlicher Grund besteht, wie z.B.:

• Änderungen der Rechtsprechung oder Gesetzgebung
• Anpassung der Leistungsangebote
• Veränderung der wirtschaftlichen Verhältnisse
• Technische Neuerungen

(2) Bei wesentlichen Änderungen, die den Kunden betreffen, wird der Kunde mindestens 4 Wochen im Voraus schriftlich benachrichtigt.

(3) Der Kunde hat ein 14-tägiges Widerspruchsrecht. Nach Ablauf dieser Frist werden die neuen AGB wirksamer Vertragsbestandteil, sofern der Kunde nicht widersprochen hat.

14. Schlussbestimmungen und Gerichtsstand

14.1 Vollständigkeit und Änderungen

(1) Diese AGB sind abschließend. Mündliche Nebenabreden gelten nur, wenn sie schriftlich oder in Textform bestätigt wurden.

(2) Änderungen und Ergänzungen müssen zur Vermeidung von Misverständnissen in Schriftform erfolgen. E-Mail (Textform) ist ausreichend.

14.2 Salvatorische Klausel

(1) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht beeinträchtigt.

(2) Die unwirksame Regelung wird durch eine rechtlich zulässige Ersatzregelung ersetzt, die dem wirtschaftlichen Willen der Parteien möglichst nahekommt.

14.3 Gerichtsstand und Konfliktlösung

(1) Gerichtsstand: Für alle Streitigkeiten ist der Sitz von Alexandra Reißenweber (Seßlach, Amtsgericht Coburg) zuständig, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person oder Verbraucher mit Wohnsitz in Deutschland ist.

(2) Außergerichtliche Streitbeilegung: Der Nutzer hat das Recht, an einem Streitbeilegungsverfahren gemäß EU-Verordnung 524/2013 teilzunehmen. Alexandra Reißenweber nimmt nicht an solchen Verfahren teil.